АНАЛІЗ

ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА КАНЦЕЛЯРІЇ

ТА  АРХІВУ МАРКІВСЬКОГО СУДУ,  за  2013 рік.

  “24 ”  лютого   2013  р.                                                                   смт.Марківка

             Згідно плану роботи Марківського районного суду на І квартал  2014року  мною, заступником керівника апарату Марківського районного  суду Щербак Н.О.  проведено перевірку та проаналізовано організацію діловодства  канцелярії  та архіву  суду за    2013  рік.

Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Марківського районного суду Луганської області.

Канцелярія виконує завдання, визначені  Положенням про канцелярію, затвердженим наказом керівника апарату суду, підпорядковується безпосередньо керівнику апарату суду.

Канцелярію Марківського районного суду очолює старший секретар суду Калюжна Т.М. Ій підпорядковуються секретар суду Ахметшина Ю.М., діловод Шкиря С.В., курьєр Могілкін М.О.        

             При виконанні своїх службових обов’язків працівники Марківського суду  дотримуються  вимог державних стандартів з діловодства по документуванню та організації роботи з документами.

            Діловодство в Марківському суді ведеться на державній мові.

            Документи  оформляється згідно вимог з діловодства, а також  згідно  Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 26.09.2007 року, з 01.01.2011 року в Марківському районному суді введена в дію автоматизована система документообігу.   

             Всі документи суду зберігаються в окремих нарядах,  заведених  згідно номенклатури суду. Всі журнали суду  прономеровані, прошиті і скріплені гербовою печаткою.

             Організаційно - розпорядча документація оформляється згідно правил і зразків сучасного діловодства.

            Забезпечення дотримання вимог Інструкції з діловодства і контроль за їх виконанням покладається на керівника апарату  суду та старшого секретаря суду.

Обов’язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду. та згідно   наказу  керівника апарату  суду про розподіл  функціональних обов’язків.

   Працівники канцелярії суду   не всі свої обов’язки виконують згідно      посадових  інструкцій , так  п.2.4 посадової інструкції на діловода Марківського районного суду, покладено реєстрацію вхідної, вихідної кореспонденції суду.  Та вся кореспонденція що надходить до суду реєструється старшим секретарем. Вважаю вказаний перерозподіл обов’язків допустимим, якщо це не заважає виконувати інші обов’язки передбачені посадовими інструкціями.

            П. 2.12 посадової інструкції старшого секретаря, на нього покладено контроль за своєчасною здачею судових справ до канцеляріїї суду. При проведенні перевірки, мною було виявлено численні порушення терміну здачі справ. Наприклад:

·         справа № 417/319/13-п (3/417/319/13) : розглянуто  17.09.2013р., передано до   канцеляріі 30.09.2013 р.;

·         справа № 417/30/13-ц (2-о/417/30/13) : розглянуто 09.10.2013., передано до канцелярії 21.10.2013р;

·         справа  1216/317/12 (2/417/20/13) : розглянуто 28.02.2013, передано до канцелярії 20.03.2013;

·         справа 417/13/13а (2а/417/13/13) : розглянуто 12.04.2013, передано до канцелярії 25.04.2013р.

З метою покращення організації роботи канцелярії старшому секретарю Калюжній Т.М. необхідно переглянути розподіл обов’язків між працівниками канцелярії, та посилити контроль здачі справ , спільно з секретарями судового засідання провести аналіз роботи, щодо строків здачі справ, підготувати відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи та систематично доповідати голові суду та керівникові апарату  про випадки порушення термінів здачі судових справ до канцелярії.

 Прийом, реєстрація та розподіл кореспонденції, що надійшла до суду:позовних заяв, скарг, заяв тощо,  здійснюється канцелярією суду на належному рівні, порушень не виявлено.

Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції здійснюється в автоматизовані системі діловодства «Д-3», судові справи автоматично розподіляються для подальшого розгляду суддею (колегією суддів).

              Всі документи, що надходять до суду та створюються в процесі роботи суду  розподіляються по нарядам, що заводяться згідно номенклатури суду працівниками канцелярії.

               Службові документи суду оформляються на фірмових бланках. Зміст документів викладається стисло, ясно, має повний об’єм.

            Забезпечено своєчасне звернення судових рішень до виконання, своєчасне  та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, ведення обліково  - статистичних карток в електронному вигляді.

Якість підготовки зведеної номенклатури справ (повнота складу документів, правильність формування заголовків справ та послідовність їх розміщення, дотримання загальних правил формування справ, правильність визначення строків зберігання документів) не викладає зауважень.

Облік та зберігання  речових доказів здійснюється згідно Інструкції з діловодства. При перевірці  журналу обліку речових доказів, виявлено 4 справи в яких вирішено знищити речові докази, вироки надіслані для виконання відповідним органам в 2013 році та до цього часу не надійшли повідомлення про виконання вироку в частині знищення речових доказів. Також в журналі обліку речових доказів відсутні відмітки в графі «виконання рішення в частині речових доказів, дата виконання», по справах у яких вирішено речові докази залишити у користуванні власника.

 Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки організовано на належному рівні.

Згідно Положення про канцелярію Марківського районного суду Луганської області повинна проводитись аналітична робота, а саме п. 4.21   проведення узагальнення роботи канцелярії суду;  п. 4.22. здійснення контролю за виконання окремих розділів плану  роботи суду; п. 4.25. кожен звітний період проведення аналізу даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства; п. 4.28.проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи. Для належного виконання вищевказаних пунктів Положення, рекомендувати старшому секретарю суду Калюжній Т.М. приділити увагу проведенню, належним чином аналітичної роботи та скласти план роботи канцелярії суду на 2014 рік.

                        Відповідальність за організацію архівної справи  в Марківському суді, згідно Положення про архівний підрозділ Марківського районного суду,  покладається на  керівника апарату  суду, а за її ведення – на архіваріуса суду Труш О.В.

            Організація обліку та зберігання справ та інших матеріалів  в архіві  ведеться згідно Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційоного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних та архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року № 168.

Організація зберігання документів у архіві суду, умови зберігання справ, організація експертизи цінності документів, дотримання строків передавання справ із структурних підрозділів до архіву суду не викладає зауважень.

            Судові справи, провадження в яких закінчено  та документи суду передаються в архів згідно із заповненими секретарями канцелярії  описами справ та згідно з відповідною Інструкцією про порядок передання в архів суду, згідно  встановлених графіків.

            Підготовлені та оформлені судові справи та інші документи суду за 2012 рік передані працівниками канцелярії суду до архіву суду за описами справ згідно встановленого графіку.

            Судові справи та наряди, що надійшли до архіву, зберігаються за роками в порядку зростання номерів.

Робота експертної комісії регламентована положенням про неї та її склад, планом роботи, наявні протоколи засідань, звіти. Функції експертної комісії виконуються належним чином, викликало зауваження , що до складу комісії не включено суддю.

            Судові справи та документи, термін зберігання, яких відповідно до Переліків закінчився, відбирані та підготовленні до знищення згідно затвердженому Державним архівом Луганської області актом. Відбір справ та документів для знищення здійснюється експертною комісією.

            Під час відбору справ для знищення проводяться всі необхідні відмітки. Всі правила складання акта  про відбір справ для знищення – дотримуються.

            Прийом громадян, видача копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в архіві суду, та судових справ для ознайомлення учасниками судового розгляду здійснюється на належному рівні.

            В архіві суду відсутній річний план роботи. План роботи експертної коміссіїї розроблено, та виконується в повному обсязі.

            .

             На підставі вище викладеного можна зробити висновок, що стан оганізації   діловодства канцелярії та архіву  в Марківському  районному   суді   ведеться на  доброму  рівні. Вище вказані недоліки необхідно виправити відповідальним працівникам протягом місяця.

        Даний аналіз доведено до відома працівникам апарату суду  на оперативній нараді  працівників апарату  Марківського районного суду.

В.о.голови

Марківського суду                                                                               Т.Г.Логвіненко

Вик: Щербак Н.О.