АНАЛІЗ

ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА  В КАНЦЕЛЯРІЇ  СУДУ,

ПРАВИЛЬНОСТІ  ТА ДОСТОВІРНОСТІ

ЗАПОВНЕННЯ ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНИХ КАРТОК
В АВТОМАТИЗОВАНІЙ СИСТЕМІ ДОКУМЕНТООБІГУ КП «Д-3» ТА АРХІВУ СУДУ за 9 місяців  2016 року.

  “27 ” грудня    2016  р.                                                                        смт.Марківка

             Згідно плану роботи Марківського районного суду на ІV квартал 2016 року  мною, заступником керівника апарату Марківського районного  суду Щербак Н.О.  проведено аналіз організації діловодства  канцелярії  суду, правильності та достовірності заповлення обліково-статистичних карток в автоматизованій системі документообігу КП «Д-3» та архіву суду за 9 місяців 2016 року.

              В апараті Марківського районного суду  на даний період  працюють: керівник апарату суду   Косенко Н.В., заступник керівника апарату суду  Щербак Н.О.,старший  секретар суду Шкиря С.В..,  помічник судді  Савченко В.І., помічник судді Шаповалова І.В. , помічник голови суду Таран О.В.,  консультант суду  Струк О.І.,  головний  спеціаліст  з  інформаційних  технологій  Тушинський С.О., судовий розпорядник  Воронько Ю.В.,  секретарі судового засідання: Грибєнік О.В., Білянська О.В.,  Колеснік В.В., Лисенко Л.Ю., секретарі суду Назаренко Н.В, Ахметшина Ю.М., архіваріус Труш О.В., діловод Коротун Т.С.

             При виконанні своїх службових обов’язків працівники Марківського суду  дотримуються всіх вимог державних стандартів з діловодства по документуванню та організації роботи з документами.

            Діловодство в Марківському суді ведеться на державній мові.

 Документи в Марківському  суді оформляються згідно вимог з діловодства, а також  згідно  Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 року, з 01.01.2011 року в Марківському районному суді введена в дію автоматизована система документообігу. 

             Всі документи суду зберігаються в окремих нарядах,  заведених  згідно номенклатури суду. Всі журнали суду  прономеровані, прошиті і скріплені гербовою печаткою.

             Організаційно - розпорядча документація оформляється згідно правил і зразків сучасного діловодства.

            Забезпечення дотримання вимог Інструкції з діловодства і контроль за їх виконанням покладається на керівника апарату  суду та старшого секретаря суду.

                Працівники суду  виконують свої обов’язки  згідно  своїх    посадових  інструкцій  та згідно   наказу  керівника апарату  суду про розподіл  функціональних обов’язків.

            Вся кореспондеція, що надходить до суду, одноразово реєструється в день надходження секретарями суду Назаренко Н.В., Ахметшиною Ю.М. та старшим секретарем суду  Шкирею С.В. в автоматизованій системі документообігу, на кожний документ створюється реєстраційна картка, після чого передаються через контрольні журнали суддям Марківського районного суду.

            Всі документи, що надходять до суду та створюються в процесі роботи суду  розподіляються по нарядам, що заводяться згідно номенклатури суду працівниками канцелярії.

               Службові документи суду оформляються на фірмових бланках. Зміст документів викладається стисло, ясно, має повний об’єм.

            Після розгляду,  всі  судові справи оформляються належним чином секретарями судового засідання і передаються через журнал судових засідань в канцелярію для виконання рішень по справам. Строки передачі справ в канцелярію здебільшого не порушуються. Ведення  журналів  судових засідань та строки передачі справ до канцелярії  суду перевіряються помічником голови суду Таран О.В., відповідно до  чого  щомісячно  оформляються довідки.

            Обліково-статистичні картки в автоматизованій системі документообігу КП «Д-3» заповнюються : секретарями судового засідання та помічниками суддів – хід розгляду; канцелярією суду – з моменту прийняття справи до канцелярії.

            У ході перевірки виявлено ряд помилок заповнення обліково- статистичних карток  в автоматизованій системі документообігу суду, які в ході проведення перевірки були виправлені. А саме: в 41 –й справі  не вказано скільки справа перебувала в провадженні (наприклад № 417/2182/16-ц, 417/2190/16-ц, 417/2515/16-ц, 4172062/16-а та ін.);  справа №  417/2114/16-ц – не вказано причину відкладення розгляду справ;  13 справ  - не внесено данні у вкладці «Попередній розгляд» ( справи № 417/33/48/16-ц; 417/3360/16-ц; 417/3342/16-ц; 417/3227/16-ц та ін.); справа № 417/2554/16-ц – не вказано дату повернення до канцелярії;  справа № 417/2581/16-ц – не вказано дату набрання  рішенням законної сили;  справи № 417/1775/15-п, 417/3156/16-п, 417/3191/16-п, 417/3215/16-п, 417/3268/16-п, 417/3311/16-п, 417/3432/16-п -  не вказано дату скоєння правопорушення.

            Відповідальність за організацію архівної справи  в Марківському суді покладається на  керівника апарату  суду, а за її ведення – на архіваріуса суду Труш О.В.

            Організація обліку та зберігання справ та інших матеріалів  в архіві  ведеться згідно Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційоного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних та архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року № 168.

            Судові справи, провадження в яких закінчено  та документи суду передаються в архів згідно із заповненими секретарями канцелярії  описами справ та згідно з відповідною Інструкцією про порядок передання в архів суду, згідно  встановлених графіків.

            Судові справи та наряди, що надійшли до архіву, зберігаються за роками в порядку зростання номерів.

            Судові справи та документи, термін зберігання, яких відповідно до Переліків закінчився, відбирані для знищення, та складено та затверджено акти. Відбір справ та документів для знищення здійснюється експертною комісією.

            Під час відбору справ для знищення проводяться всі необхідні відмітки.

Всі правила складання акта  про відбір справ для знищення – дотримуються.

            План роботи суду, затверджений головою суду  виконується своєчасно.

             На підставі вище викладеного можна зробити висновок, що стан оганізації   діловодства канцелярії та архіву  в Марківському  районному   суді   ведеться на  доброму    рівні.

            Відповідальним особам  приділити увагу заповненню обліково-статистичних  карток в системі документообігу суд, та в подальшому не допускати помилок в ході заповнення. Секретарям судового засідання   своєчасно вносити дані до автоматизованої системи, щодо ходу розгляду справ, помічникам суддів приєднувати  ухвали суду до стистичних карток, та виставляти  значення  скільки справа знаходилась в провадженні.

        Даний аналіз доведено до відома працівникам апарату суду  на оперативній нараді  працівників апарату  Марківського районного суду.

Заступник керівника апарату

Марківського районного суду                                                              Н.О.Щербак