Аналіз стану виконання  вимог Порядку ведення особових справ  суддів і державних службовців Марківського районного суду , своєчасності та правильності внесення записів до трудової книжки

09.09.2016 року                                                                     смт.Марківка

На виконання  плану роботи Марківського районного суду на 3 квартал 2016 року мною, керівником апарату Марківського районного суду  Луганської області Косенко Н.В.  проведена перевірка по дотриманню вимог щодо ведення особових справ суддів та державних службовців Марківського районного суду Луганської області, своєчасності та правильності внесення записів до трудової книжки.

Згідно проведеної перевірки зроблені наступні висновки:

Особові справи суддів і державних службовців  в Марківському районному суді Луганської області  велися  до 16.05.2016 року  відповідно до вимог Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого  Постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 р. N 731, Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затверджених наказом ДСА України від 20.03.2007 року № 24.

 Починаючи з 17.05.2016 року особові справи суддів та працівників апарату Марківського районного суду Луганської області  ведуться   згідно Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджених Наказом Національного агентства України з питань державної служби 22 березня 2016 року № 64, ст.37 Закону України «Про державну службу» від 10 грудня 2015 року № 889-VIII.  

З 25 травня 2016 року  розпочата робота по приведенню особових справ  суддів Марківського районного суду Луганської області у  відповідність  до норм Порядку  формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затверджених наказом Державної судової адміністрації 20 травня 2016 року № 97.

 Згідно з  посадовою інструкцією консультанта Марківського районного суду Луганської області  формування та ведення особової справи здійснюється працівником суду, відповідальним за ведення кадрової роботи в суді, -  консультантом Марківського районного суду  Луганської області Струк О.І.

Відповідно до Порядку  ведення та зберігання особових справ державних службовців ведення особової справи державного службовця розпочинається одночасно зі вступом на державну службу або іншим призначенням на посаду державного службовця.

       Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:

особова картка державного службовця встановленого зразка;

текст Присяги державного службовця, скрiплений пiдписом державного службовця (для осiб, уперше прийнятих на державну службу);

копія паспорта державного службовця;

копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

копія трудової книжки (у разі наявності);

копія військового квитка (у разi наявності);

копії документів про надані пільги (у разi наявності);

довідка встановленої форми про наявність допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

декларацiя про майно, доходи, витрати i зобов’язання фiнансового характеру;

довідка про результати проведення спецiальної перевiрки (у разі її проведення) вiдповiдно до Закону України «Про запобiгання корупцiї» або копія відповідної довідки;

довідка про результати проведення перевiрки вiдповiдно до Закону України «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія;

ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про державну службу», пов’язаними з призначенням на посаду державної служби та її проходженням;

ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про запобігання корупції»;

ознайомлення із правилами етичної поведінки державних службовців

ознайомлення із правилами внутрішнього службового розпорядку та іншими локальними актами державного органу (у разі необхідності);

згода на обробку персональних даних;

заява про призначення на посаду;

копія акта про призначення на посаду;

витяг із протоколу засiдання конкурсної комiсiї в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

копiя акта органу вищого рiвня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців.

 Надалі в хронологічному порядку до особової справи за часом надходження додаються: копії актів про зміни анкетних даних, копiї документiв про підвищення рівня професiйної компетентності, біографічна довідка (у разі потреби) , матеріали оцінювання результатів службової діяльності, дисциплінарна справа тощо.

Копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів додаються до особової справи в разі необхідності (відповідна інформація вноситься консультантом суду  до особової картки державного службовця).

Всі аркуші документів, які містяться в особовій справі, нумеруються.

Копії документів, які долучаються до особової справи, засвідчуються в установленому порядку консультантом суду  та вносяться до опису документів особової справи державного службовця, який міститься на початку особової справи

 Консультант суду, отримуючи заповнені особою документи для формування особової справи, перевіряє  дотримання правил їх заповнення. Копії паспорта громадянина України, документів про освiту та підвищення рівня професійної компетентності, вiйськового квитка тощо перевіряються консультантом суду  на вiдповiднiсть оригiналам документів та засвідчуються його підписом і печаткою служби управління персоналом.

    Консультант суду  реєструє особову справу у журналі облiку особових справ суддів та журналі обліку особових справ суддів  державних службовців  не пiзнiше тижневого строку з дня призначення на посаду.

 Особові справи  систематизовані за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі облiку особових справ суддів та  державних службовців.

            Кожна особова справа пiдшивається в окрему папку формату А4, на якiй зазначаються прiзвище, iм’я, по батьковi державного службовця, порядковий номер особової справи.

Вимоги, щодо зберігання особових справ в  Марківському районному суді Луганської області  дотримуються, так,   особові справи державних службовців, як документи  з обмеженим доступом, зберігаються в опечатаному металевому  сейфі. Особові справи державних службовців, які проходять державну службу, зберігаються окремо від особових српавв державних службовців, які припинили державну службу. Дані, які містяться в особових справах працівників Марківського районного  суду Луганської області  не розголошуються.

Зберігання особових справ забезпечується  керівником апарату суду та  працівником, відповідальним за кадрову роботу в Марківському районному суді,  який несе  відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, збереження і видачі особових справ.

Ведення та облік трудових книжок суддів та працівників апарату Марківського районного суду Луганської області проводиться відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 року № 58.

  Консультантом суду ведеться відповідно до вказаної  Інструкції книга обліку трудових книжок і вкладишів до них, книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Книги прошиті, прономеровані та скріплені печаткою.

Відомості про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення, заохочення працівника суду вносяться в трудову книжку відповідно до наказів голови суду, керівника апарату суду.

Облік трудових книжок суддів та працівників апарату  Марківського районного суду ведеться спільно.

Кожна трудова книжка містить на обкладинці  порядковий номер відповідно до книги обліку руху трудових книжок.

Трудові книжки суддів та працівників апарату Марківського районного суду Луганської області  зберігаються в опечатаному металевому сейфі.

Висновки:

На підставі  вищевикладеного можна зробити висновок, що  ведення та зберігання  особових справ, трудових книжок  суддів та  державних службовців   в Марківському районному суді Луганської області  здійснюється відповідно до вимог нормативних документів.

Рекомендовано консультанту Марківського районного суду Луганської області в найкоротші терміні привести особові справи суддів Марківського районного суду Луганської області у відповідність до Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затверджених наказом Державної судової адміністрації 20 травня 2016 року № 97.

           Даний аналіз доведено до відома працівників апарату Марківського районного суду Луганської області та обговорено на оперативній нараді.

Керівник апарату

Марківського районного  суду                                                                                Н.В.Косенко

З аналізом ознайомлена:                                                                                              О.І.Струк