АНАЛІЗ
щодо дотримання вимог до оформлення документів ДСТУ 4163-2003, затверджених наказом Держспоживстандарту в Марківському районному суді Луганської області за 1 півріччя 2016 року
7 вересня 2016 року смт.Марківка
На виконання плану роботи Марківського районного суду на 3 квартал 2016 року, мною, керівником апарату Марківського районного суду Луганської області Косенко Н.В. проведено перевірку та проаналізовано стан дотримання вимог до оформлення документів ДСТУ 4163-2003, затверджених наказом Держспоживстандарту в Марківському районному суді Луганської області за 1 півріччя 2016 року.
Відповідно до вимог п.6.1. р.6 Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі Інструкція) ,- оформлення організаційно-розпорядчих документів суду повинно здійснюватися відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55.
Організаційно-розпорядчі документи суду (накази і розпорядження керівництва суду), внутрішні документи суду (листи, службові, доповідні записки, окремі види довідок тощо) до вимог Інструкції необхідно реєструвати в АСДС службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурними підрозділом).
В результаті проведеної мною перевірки встановлено наступне.
Бланки Марківського районного суду Луганської області виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки. В суді використовується поздовжній варіант розташованості реквізитів.
На бланку суду міститься зображення Державного герба України, назва організації, довідкові дані про організацію: поштова адреса суду, номери телефонів, факсу, адресу електронної пошти.
При оформленні нормативно - правових актів застосовується словесно - цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 20 січня 2016 року, що відповідає вимогам ДСТУ 4163-2003.
При оформленні адресату документу працівники апарату суду дотримуються вимог держстандарту.
У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата. До реквізити «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи відповідає Правилам надання послуг поштового зв’язку.
Якщо документ надсилається фізичній особі, то у називному відмінку зазначається прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Гриф затвердження в суді відповідає вимогам та складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ
(без лапок) , назви посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджу вального документа у називному відмінку.
Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.
Заголовок до тексту документа узгоджений з назвою документа і містить короткий виклад його основного смислового аспекту.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою «К», словом на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.
Діловодство в Марківському районному суді Луганської області здійснюється українською мовою. Документи, які надсилаються зарубіжним адресатам, оформляються українською мовою та мовою адресата.
Текст документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.
Відмітка про наявність додатків розміщується під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви подаються після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників.
На велику кількість додатків складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додатки: згідно з описом на 90 арк.
Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Реквізит розміщується під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії.
Прізвище або прізвище, ім’я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначається на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи ставиться у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.
Працівниками апарату суду не завжди дотримуються береги бланку документа.
Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
30-лівий; 10- правий; 20- верхній та нижній.
В суді використовуються такі види бланків:
- загальний бланк для створювання різних видів документу, крім листа;
- бланк листа;
- бланк конкретного виду документа, крім листа.
Документи Марківського районного суду Луганської області виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки. Текст документів друкується через 1,5 міжрядкових інтервали.
В результаті проведеної перевірки виявлено наступні недоліки:
1.Не відповідає вимогам ДСТУ 4163-2003 розмір зображення герба на бланках Марківського районного суду Луганської області (висота 17 мм, ширина 12 мм).
2. На бланку відсутній код організації за ЄДРПОУ.
3.На документах не дотримуються відступи від межі лівого берега документа встановлені ДСТУ 4163-2003
4.При оформленні документів на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки не нумеруються.
5.Всупереч вимог Інструкції організаційно-розпорядчі документи Марківського районного суду Луганської області (акти, накази, розпорядження, рішення) реєструються лише в журналах консультантом Марківського районного суду Луганської області та не зареєстровані в АСДС суду в розділі «Внутрішні та організаційно - розпорядчі документи». Внутрішні документи суду ( доповідні та службові записки, листи, довідки) реєструються в АСДС в загальній вхідній канцелярії суду, а не в розділі «Внутрішні документи».
Висновки та пропозиції
Стан дотримання вимог до оформлення документів ДСТУ 4163-2003, затверджених наказом Держспоживстандарту в Марківському районному суді Луганської області протягом 1 півріччя 2016 року знаходиться на задовільному рівні.
З метою недопущення в подальшому вищевказаних недоліків та вдосконалення роботи по поліпшенню якості підготовки з оформлення документів Марківського районного суду Луганської області вважаю за доцільне:
1.Запланувати на жовтень 2016 року повторні заняття з працівниками апарату суду на тему «Дотримання вимог Інструкції з діловодства та норм ДСТУ 4163-2003 до оформлення документів суду».
2. Виправити вказані в аналізі недоліки в термін до 01.11.2016 року. Працівникам канцелярії Марківського районного суду Луганської області внести до АСДС: організаційно-розпорядчі документи Марківського районного суду Луганської області (акти, накази, розпорядження, рішення) до розділу « Внутрішні та організаційно - розпорядчі документи» та внутрішні документи суду ( доповідні та службові записки, листи, довідки) до розділу «Внутрішні документи».
2.Заступнику керівника апарату суду Щербак Н.О. в листопаді 2016 року провести перевірку стану дотримання вимог працівниками Марківського районного суду Луганської області оформлення документів відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003.
Даний аналіз доведено до відома суддів та працівників апарату суду та обговорено на оперативній нараді працівників Марківського районного суду Луганської області.
Керівник апарату
Марківського суду Косенко Н.В.
З аналізом ознайомлені:
Щербак Н.О.
Струк О.І.
Савченко В.І.
Шаповалова І.В.
Таран О.В.
Тушинський С.О.
Шкиря С.В.
Брюховецька О.В.
Грибєнік О.В.
Білянська О.В.
Труш О.В.
Позднякова С.В.
Ахметшина Ю.М.
Колеснік В.В.
Назаренко Н.В.
Лисенко Л.Ю.
Воронько Ю.В.
Латешева Т.Ю.
_03_03.png)
