ЗАТВЕРДЖЕНО:
Наказ керівника апарату
Марківського районного суду
Луганської області
від «02» червня 2011 р.№ 16
ПОЛОЖЕННЯ
ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ МАРКІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ
ЛУГАНСЬКОЇ ОБЛАСТІ
(Із змінами внесеними наказом від 15.02.2012 року № 11,
наказом № 13 від 14.04.2015 року, наказом № 9 від 12.02.2016 року )
1.Загальні положення.
1.1. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Марківського районного суду Луганської області.
1.2.Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про запобігання корупції», та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, та цим Положенням.
1.3. Канцелярія виконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду.
1.4.Канцелярія підпорядковується безпосередньо керівнику апарату суду.
1.5.Канцелярію очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду.
1.6. Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.
2.Структура канцелярії
2.1.Структура і штатна чисельність канцелярії ( як і всього апарату) суду за погодженням з головою суду затверджується територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Луганській області.
2.2.До складу канцелярії входять старший секретар суду, два секретарі суду, діловод, кур’єр.
2.3.Обов’язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.
3.Основні завдання.
3.1. Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.
3.2.Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду та контролю.
3.3. Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.
3.4.Здійснення прийому громадян.
3.5.Забезпечення статистично - аналітичної роботи суду.
3.6. Забезпечення зберігання речових доказів.
3.7. Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.
4.Завдання і функції канцелярії
4.1.Здійснення за допомогою автоматизованої системи документообігу суду прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: позовних заяв, скарг, заяв тощо.
4.2.Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
4.3.Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.
4.4.Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
4.5.Своєчасне звернення судових рішень до виконання.
4.6.Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.
4.7.Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
4.8.Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
4.9. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
4.10.Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.
4.11. Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
4.12.Участь у аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.
4.13. Належне здійснення прийому громадян працівниками відділу.
4.14. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.
4.15.Ведення обліково - статистичних карток в електронному вигляді.
4.16.Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.
4.17.Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.
4.18.Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.
4.19.Забезпечення внесення до обліково - статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.
4.20. За дорученням керівника апарату суду розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.
4.21. Проведення узагальнення роботи канцелярії суду.
4.22. Здійснення контролю за виконання окремих розділів плану роботи суду.
4.23. Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації України в Луганській області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїм місцезнаходженням.
4.24.Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко - технологічних засобів.
4.25.Кожен звітний період проведення аналізу даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства.
4.26.Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярії суду, на звернення інших відомств.
4.27. Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики.
4.28.Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.
4.29.Забезпечення доставки речових доказів до приміщення суду.
4.30.Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.
4.31. Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.
5.1. Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.
5.2. В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.
5.3.Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.
5.4.Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.
5.5. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов’язків.
5.6. Старший секретар має право вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.
6.1.Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе старший секретар суду.
6.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальна за:
6.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.
6.2.2.Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.
6.2.3.Збереженість прийнятих у роботу документів.
6.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової дисципліни.
6.2.5.Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки
6.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.
6.2.7.Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
7.1. При виявленні невідповідності будь-якого пункту Положення реальному стану справ у канцелярії, - старшим секретарем суду, співробітником канцелярії або іншою особою необхідно звернутися до відповідального за ведення кадрової роботи в суді, із заявкою на внесення змін і доповнень у Положення.
7.2. Внесена пропозиція розглядається відповідальним за ведення кадрової роботи в суді протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
7.3. Внесення змін і доповнень у Положення затверджується керівником апарату суду.
Ознайомлені:
Ст.секретар суду ___________________ ______________________
дата підпис
Секретар суду ___________________ _______________________
дата підпис
Секретар суду __________________ _______________________
дата підпис
Діловод _____________________ __________________________
дата підпис
Кур’єр ____________________ _________________________
дата підпис
_03_03.png)
